Обзор – Записи — База знаний

Раздел Обзор – Записи содержит данные по всем записям, сделанным в YCLIENTS. К ним относятся:

• записи из любых источников;

• записи, созданные любыми пользователями с правом создания записи;

• записи с любым статусом;

• удаленные записи.

В разделе представлена информация о том, какие записи и за какой период были сделаны, кто именно их сделал (администратор или клиент), об источнике онлайн-записи, к какому сотруднику, на какую услугу была запись, данные клиента и т.д.

С помощью фильтра доступен выборочный просмотр данных:

• Дата создания;

• Сотрудники;

• Пользователь;

• Дата визита;

• Статус;

• Категории;

• Все/отмененные/не отмененные;

• Все/онлайн/оффлайн (способ создания записи);

• Все/оплачено полностью/не оплачено полностью;

• Все записи/записи с услугами/записи без услуг.

Можно сделать фильтр списка по нужным пунктам, кликнув Показать. Для поиска записи по конкретному клиенту, введите его имя или номер телефона и кликните Показать.

Каждую запись можно отредактировать и/или удалить.

Операции с Excel

Данные о записях можно выгружать в Excel, а также загрузить список из Excel.

Выгрузка в Excel

Записи можно выгрузить только через электронную почту. Пользователь получает письмо со ссылкой на файл выгрузки. После этого в YCLIENTS в разделе Обзор – Excel выгрузки появится лог выгрузок с информацией о том, кто, когда и какие данные запрашивал. Файл выгрузки также можно будет получить через лог выгрузок при наличии прав на этот раздел.

Загрузка из Excel

Загруженные данные будут отображаться как в разделе Обзор – Записи, так и в журнале записи.

Важная информация

1. Загружать записи необходимо с номером телефона и именем клиента!

2. Чтобы загрузить записи из Excel, нужны полные права доступа к YCLIENTS.

3. Перед загрузкой визитов убедитесь, что все услуги загружены. Во время загрузки не редактируйте их.

4. Перед загрузкой уведомления о создании офлайн-записи для администраторов, сотрудников и клиентов должны быть отключены.

5. Если вы нажали кнопку Загрузить, но загрузка не началась, не нажимайте повторно на кнопку. Для решения вопроса напишите в техническую поддержку на support@yclients.com.

Загрузка записей из Excel совершается по принцпу загрузки услуг (подробнее в статье Как добавить список услуг через Excel), различны только виды данных (заголовки таблицы).

1. Дата. Формат даты и времени визитов вида: 05/07/2020 11:00

Время визита округляется в соответствии с шагом в YCLIENTS (к ближайшему значению).

2. ID сотрудника. Как узнать номер (ID) сотрудника в YCLIENTS.

3. Номер телефона клиента. Вводится в формате 375295554433.

4. Имя клиента. Если его не ввести, оно затрется по номеру телефона в базе.

5. Имя сотрудника. Это значение совпадает с именем в разделе Настройки – Сотрудники.

6. Длительность. Приводится в секундах. Обратите внимание, что время сеанса всегда кратно 15 минутам и округляется в большую сторону. Если поле не заолнить, то значение по умолчанию равно 15 минутам.

7. ID услуги. Как узнать номер (ID) услуги в YCLIENTS.

8. Название услуги. Это значение совпадает с именем в разделе Настройки – Услуги.

Примечание

При загрузке записей из Excel вы можете указать несколько услуг (названия услуг разделите символами ##, а ID услуг – запятой или символами ##).

9. Цена услуги. Значение стоимости этой услуги для загружаемой записи. Введите цену на каждую услугу. Если есть только итоговая сумма, а по каждой услуге нет, то нужно проставить 0 через символ # для остальных услуг.

10. Скидка на услугу. Значение скидки для этой услуги в загружаемой записи.

11. Комментарий. Значение поля Комментарий в загружаемой записи.

12. Статус записи (число):

• Клиент не пришел – числовое значение "-1";

• Ожидание клиента – числовое значение "0";

• Клиент пришел – числовое значение "1";

• Клиент подтвердил – числовое значение "2";

13. Статус записи (строка). Текстовое значение статуса, записанное в виде:

• Клиент не пришел;

• Ожидание клиента;

• Клиент пришел;

• Клиент подтвердил.